Commissie Bestuur, Middelen en Economie

Uitgenodigd: Voor dit agendapunt is wethouder Grimbergen uitgenodigd
Overige aanwezigen:
Tijdsduur: 30 minuten
Voorgestelde wijze van bespreking: Toelichting door de indiener, reactie van aanwezige fracties, vragen/gesprek met college en overige aanwezigen, reactie van de indiener, conclusie door de voorzitter.
Toelichting: Het college heeft op 21 december 2023 de raad Informatienota 24.014 gestuurd over de Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024-2028. Deze nota is wettelijk verplicht voor Omgevingstaken (op grond van de Omgevingswet) maar gaat ook over de overige handhavingstaken binnen de fysieke leefomgeving, zoals taken met betrekking tot Openbare Orde en Veiligheid, huishoudelijke en andere afvalstoffen en aandachtsgebieden in bijzonder wetten (o.a. Alcoholwet, Wet op de Kanspelen). Het gaat dus om een zeer breed terrein van handhaving van wet- en regelgeving. De strategie is gebaseerd op de Nota Integrale Handhaving die op 6 juli 2021 door de raad is vastgesteld. GroenLinks wil graag met de raad en het college in gesprek over deze nota. Zijn de juiste doelstellingen geformuleerd? Wat vinden fracties van de gehanteerde uitgangspunten? Is de gewenste prioritering gekozen?

Dit onderwerp stond eerder op de agenda van 13 februari 2024. Toen is geconstateerd dat het wenselijk is dit onderwerp in samenhang te bespreken met het Uitvoeringsplan voor Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTHUP). Dit plan is op 27 februari 2024 met een informatienota aangeboden aan de raad.

Uitgenodigd: Voor dit agendapunt is wethouder Grimbergen uitgenodigd
Overige aanwezigen:
Tijdsduur: 45 minuten
Voorgestelde wijze van bespreking: Toelichting door het college, gelegenheid voor het stellen van vragen, beantwoording van vragen door college, onderling gesprek fracties en met college, conclusie door de voorzitter.
Toelichting: Het college heeft met een informatienota het zogenaamde Synthesedocument Internationale Werknemers aan de raad gestuurd. Het is een integraal beleidsdocument en beschrijft het huidig kader, de visie en de door de gemeente uit te voeren acties ten aanzien van de uitdagingen voor internationale medewerkers die wonen en werken in Lelystad. Het college wil graag via een presentatie van de informatie in het synthesedocument met de raad in gesprek. Het college stelt in het agendaverzoek een aantal concrete vragen aan de raadsleden.  In hoofdstuk 4 van het Synthesedocument worden de concreet op te pakken acties/beleidswijzigingen opgesomd. Deze worden na de informatiebijeenkomst worden verder opgepakt.

Uitgenodigd: Voor dit agendapunt is wethouder Grimbergen uitgenodigd
Overige aanwezigen:
Tijdsduur: 15 minuten
Technische vragen: Technische vragen gesteld voor vrijdag 5 april 2024 12:00 uur worden door het college voor de commissievergadering beantwoord (of er wordt gemotiveerd aangegeven waarom dit niet mogelijk is). Technische vragen gesteld na de gestelde deadline kunnen mogelijk niet meer voor de vergadering van een antwoord worden voorzien.
Voorgestelde wijze van bespreking: Korte toelichting (maximaal 5 minuten) door het college, eerste termijn voor politieke vragen en eventuele voorlopige standpunten van fracties, reactie van het college, tweede termijn voor standpuntbepaling door fracties conclusie door de voorzitter t.a.v. besluitvorming door de raad op 23 april 2024
Toelichting: Actualisatie van de financiële verordening 2019 is nodig in verband met wijzigingen in de regelgeving rondom de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijzigingen zullen voor het eerst van kracht zijn bij de verantwoording over boekjaar 2023 en vooruitlopend hierop dienen een aantal afspraken daarover in de verordening te worden vastgelegd. Dit is ook de reden dat besluitvorming uiterlijk in de raadsvergadering van 28 mei 2024 vastgesteld moet worden, in de raadsvergadering daarna staat namelijk de vaststelling van de jaarstukken 2023 gepland.  Met de actualisatie van de financiële verordening worden tegelijkertijd een aantal artikelen gewijzigd naar aanleiding van afspraken die omtrent de P&C cyclus de afgelopen periode zijn gemaakt. 
De financiële verordening is besproken in de commissie van de rekening op 11 maart 2024. De commissie heeft geconcludeerd dat ze zonder wijzigingen hiermee kan instemmen.

De bijgevoegde financiële verordening 2024 vast te stellen

Uitgenodigd: Voor dit agendapunt is wethouder Grimbergen uitgenodigd
Overige aanwezigen:
Tijdsduur: 45 minuten
Technische vragen: Technische vragen gesteld voor vrijdag 5 april 2024 12:00 uur worden door het college voor de commissievergadering beantwoord (of er wordt gemotiveerd aangegeven waarom dit niet mogelijk is). Technische vragen gesteld na de gestelde deadline kunnen mogelijk niet meer voor de vergadering van een antwoord worden voorzien.
Voorgestelde wijze van bespreking: Korte toelichting (maximaal 5 minuten) door het college, eerste termijn voor politieke vragen en eventuele voorlopige standpunten van fracties, reactie van het college, tweede termijn voor standpuntbepaling door fracties conclusie door de voorzitter t.a.v. besluitvorming door de raad op 23 april 2024
Toelichting: Alle aangepaste financiële nota's zijn besproken in de commissie van de rekening van 11 maart jl. De commissie heeft geconcludeerd dat ze zonder wijzigingen hiermee kan instemmen.

Toelichting; Onderdeel van het financieel beleid van de gemeente is het risicomanagement. Risicomanagement is het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Deze nota geeft een aantal begrippen en spelregels rondom risicomanagement.

De Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 met de onderstaande uitgangspunten vast te stellen:

1. Risicomanagement heeft als doel om risico’s inzichtelijk te krijgen en verantwoorde keuzes te kunnen maken in het al dan niet accepteren van risico’s.
2. We accepteren dat we bij het realiseren van onze ambities en doelstellingen risico’s lopen onder de voorwaarde dat er een goed functionerend systeem van risicomanagement is.
3. Het risicomanagement is gericht op financiële en niet-financiële risico’s. Daarbij worden risico’s bezien in relatie tot het behalen van de beleidsdoelstellingen en de financiële en juridische kaders.
4. Het college communiceert in het kader van de actieve informatieplicht tijdig, open en transparant over risico’s.
5. Het college informeert de Raad over de actuele financiële en niet-financiële risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.
6. De norm voor het weerstandsvermogen bedraagt 1,5 met een bandbreedte van min of plus 0,3.
7. De weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve en de dempingsreserve.

Toelichting: De regels en richtlijnen omtrent reserves en voorzieningen worden periodiek herzien vanwege veranderingen in wet- en regelgeving en het gemeentelijk beleid. In de afgelopen jaren zijn er verschillende wijzigingen doorgevoerd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), waarbij ook enkele wijzigingen zijn doorgevoerd met betrekking tot reserves en voorzieningen. Daarnaast heeft de raad in de afgelopen jaren enkele aanvullende beleidskaders vastgesteld in bijvoorbeeld de kadernota, programmabegroting of jaarrekening. Dit is verwerkt in deze nota.

De raad voor te stellen de nota reserves en voorzieningen vast te stellen, met inachtneming van de volgende beslispunten:

1. De reserve Egalisatie reserve Grondexploitaties over te hevelen naar de Algemene Reserve.
2. De reserve Arbeidsplaatsen Flevokust op te heffen.
3. De doelstelling van de reserve Transitiefonds voor Sociaal Domein om te zetten naar opvangen incidenteel knelpunten samenhangend met de doordecentralisatie Beschermd Wonen (Wmo).
4. De egalisatiereserve Re-integratie op te heffen.
5. De voorziening stadhuis en de voorziening gemeentelijke gebouwen samen te voegen.

Toelichting: De gemeente gebruikt leningen en garantstellingen als één van de middelen om maatschappelijke effecten te bereiken. Omdat er aan het verstrekken van leningen en garantstellingen risico’s verbonden zijn én omdat de financiële middelen van de gemeente beperkt zijn, worden er in deze nota spelregels opgesteld.

De Nota verstrekte leningen en garantstellingen 2024 met de onderstaande uitgangspunten vast te stellen:

1. Een garantstelling of lening mag slechts leiden tot een beperkt risico voor de Gemeente Lelystad;
2. Zonder de garantstelling of lening kan de betreffende activiteit of het project geen doorgang vinden;
3. De te borgen activiteit staat ten dienste van de Lelystadse samenleving.
4. Als er mogelijkheid is tot het verstrekken van een garantstelling onder een waarborgfonds dan heeft dat de voorkeur.
5. Het verstrekken van garantstellingen of leningen aan partijen die geen aan de gemeente gelieerde verbonden partij of subsidierelatie zijn gebeurd alleen bij hoge uitzondering.
6. Als een nieuwe te verstrekken garantstelling of lening groter is dan € 100.000,- wordt de raad door het College in de gelegenheid gesteld wensen of bedenkingen te uiten op de eerstvolgende besluitvormende vergadering, voordat het college een definitief besluit neemt.
7. Bij de aanvraag voor een garant-, borgstelling of lening overlegt de aanvrager in ieder geval de volgende gegevens:
· een beschrijving van de activiteiten waarvoor de aanvraag gedaan wordt;
· de doelstellingen en resultaten die daarmee worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen;
· het tijdsbestek waarbinnen de activiteiten worden uitgevoerd;
· de jaarrekeningen van de afgelopen drie boekjaren;
· een investeringsplan en/of begroting.
8. Een aanvraag voor een garant-, borgstelling of lening wordt in ieder geval geweigerd:
· als de Europese Commissie overeenkomstig artikel 108, derde lid, van het Verdrag heeft vastgesteld dat de garant-, borgstelling of lening onverenigbaar is met de interne markt;
· als de activiteiten niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar inwoners;
· als de activiteiten niet bijdragen aan de realisatie van gemeentelijk beleid;
· als verstrekking in strijd zou zijn met een wettelijk voorschrift, het algemeen belang of de openbare orde;
· als de activiteiten van religieuze, levensbeschouwelijke of politieke aard zijn.
9. De begunstigde van een garant-, borgstelling of verstrekte lening is verplicht om de volgende omstandigheden zo spoedig mogelijk te melden aan het college:
· wijziging van de statuten;
· het aangaan van aanvullende garant-, borgstellingen of leningen;
· het ontbinden van de rechtspersoon;
· financiële problemen dan wel een ophanden zijnde faillissement;
· het doen van aangifte tot faillissement of het aanvragen van surséance van betaling;
· het voornemen om activa waar zekerheden op rusten te verkopen of te vervreemden, hier is vooraf toestemming van de gemeente voor nodig.
10. Jaarlijks bij het opmaken van de jaarrekening worden de gemeentelijke leningen en garantstellingen beoordeeld op het risico dat ze met zich meebrengen.
11. Als tijdens de looptijd van een garantstelling of lening blijkt dat sprake is van een verslechterende financiële situatie van de betreffende partij, wordt gekeken of mitigerende maatregelen mogelijk zijn.
12. Bij het aangaan van een garantstelling of lening wordt het risico zoveel mogelijk beperkt door het stellen van aanvullende voorwaarden.

Toelichting: De gemeente kan voor de uitvoering van gemeentelijke taken of het behalen van beleidsdoelstellingen zelf doen of samen doen met andere partners. Als er bij samenwerking sprake is van een bestuurlijk én financieel belang voor de gemeente, wordt gesproken van een verbonden partij. De Nota verbonden partijen 2024 geeft uitgangspunten voor o.a. het oprichten, beheersen en evalueren van verbonden partijen.

De Nota verbonden partijen 2024 met de onderstaande uitgangspunten vast te stellen:

1. De oprichting van een verbonden partij moet aantoonbaar meerwaarde hebben voor het bereiken van de gemeentelijke taken of doelstellingen. Als een taak of doel ook bereikt kan worden met een lichtere vorm van samenwerking, bijvoorbeeld een subsidie, dan heeft dat de voorkeur.
2. In het voorgesteld besluit wordt gemotiveerd toegelicht waarom een verbonden partij moet worden opgericht en onder welke voorwaarden.
3. a Publiekrechtelijke samenwerkingsvormen hebben de voorkeur boven privaatrechtelijke samenwerkingsvormen. Dit geldt niet in het geval van marktwerking.
b. Bij publiekrechtelijke samenwerkingsvormen hebben de lichtere varianten de voorkeur boven
zwaardere varianten.
c. Bij privaatrechtelijke samenwerkingsvormen wordt de juridische vorm gekozen die het beste
aansluit bij de gemeenschappelijke doelstelling.
d. Private Samenwerkingen kunnen worden overwogen indien er sprake is van projecten met een tijdelijk karakter en waarbij één of meerdere van de volgende voorwaarden te behalen zijn ten opzichte van alternatieve uitvoeringswijzen:
· Meerwaarde vanuit efficiencywinst,
· Het maximaliseren van zeggenschap,
· Betere beheersing en/of het delen van risico’s.
4. Uitgangspunt is dat de gemeente Lelystad streeft naar de hoogst haalbare invloed welke te rechtvaardigen is vanuit financieel belang.
5. a. De gemeente Lelystad vaardigt geen raadslid af in het bestuur van een verbonden partij.
Zo wordt de controlerende taak van de raad geborgd.
b. Ambtenaren worden in principe niet afgevaardigd om te voorkomen dat een ambtenaar in conflict komt met enerzijds de rol van vertegenwoordiger en de bijbehorende verantwoordelijkheden richting de verbonden partij en anderzijds zijn ondergeschikte rol ten opzichte van het college.
c. De gemeente Lelystad vaardigt een bestuurder af voor het Algemeen Bestuur van publiekrechtelijke verbonden partijen.
d. De gemeente Lelystad vaardigt geen bestuurder af voor het bestuur, Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht van een privaatrechtelijke verbonden partij.
e. De gemeente Lelystad is terughoudend in het afvaardigen van meer dan één collegelid in het bestuur van een publiekrechtelijke verbonden partij. Het collegelid vertegenwoordigt het gehele college en daarmee zijn meerdere collegeleden in het bestuur niet nodig.
f. Bij afvaardiging van bestuurders in verbonden partijen ziet het college van de gemeente Lelystad toe op functiescheiding en het voorkomen van de ‘dubbele petten’-problematiek. Hiermee wordt voorkomen dat een bestuurder in een situatie terechtkomt dat de belangen van de verbonden partijen conflicteren met de belangen van de gemeente.
g. Wethouders die bestuurder zijn bij een verbonden partij:
- informeren het college actief over ontwikkelingen bij de verbonden partij, zoals bestuurswijzigingen, aanpassing van statuten, risico’s, bestuurlijke conflicten, dreigende financiële tegenvallers, problemen in de bedrijfsvoering en politieke risico’s.
- zorgen voorafgaand aan een vergadering van het bestuur of de algemene vergadering van
- aandeelhouders dat het college vooraf een standpunt inneemt middels een collegebesluit.
h. Maken tijdig aanvullende afspraken in het college als conflicterende belangen zich dreigen
voor te doen zoals onder (f) beschreven wordt.
6. In de oprichtingsakte of regeling worden ook afspraken opgenomen over;
a. Het maximum eigen vermogen dat de verbonden partij mag aanhouden;
b. Onder welke voorwaarden een deelnemer kan uittreden;
c. Wat de procedures en voorwaarden zijn bij ontbinding van de verbonden partij.
7. a. Verbonden partijen maken integraal onderdeel uit van de taakvelden en de verantwoording over
verbonden partijen en de beleidsverantwoording is daarom terug te vinden in de
programmaverantwoording en programmabegroting onder de betreffende taakvelden.
b. Daarnaast wordt twee keer per jaar wordt in de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en bij de jaarrekening gerapporteerd over de verbonden partijen. In de paragraaf verbonden partijen wordt de door de BBV verplichte informatie opgenomen.
c. Als een besluit ten aanzien van een verbonden partij een substantiële wijziging in de financiële bijdrage, stemverhouding of aandelenbezit ten gevolge heeft, dan wordt de Raad in de gelegenheid gesteld om wensen en bedenkingen te uiten voordat het college een definitief besluit neemt.
8. a. Bij de voorbereiding van het opstellen van de paragraaf verbonden partijen worden tevens de
risico’s geanalyseerd en waar ingeschat wordt dat de gemeente op korte termijn financiële
risico’s loopt, dan wordt hiervoor een risico opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen
en risicobeheersing bij jaarrekening of begroting,
b. Van een verbonden partij waarbij het risico als hoog wordt ingeschat worden de agenda en de
stukken van de aandeelhoudersvergaderingen voorafgaand aan de vergadering ter informatie aan de raad gestuurd.
9. Om de vier jaar worden alle verbonden partijen integraal geëvalueerd op basis van onderstaande vragen:
a. Is de gemeentelijke participatie in de verbonden partij nog steeds van meerwaarde voor het behalen van de gemeentelijke (beleids)doelstellingen?
b. Is gemeentelijke participatie in de verbonden partij nog steeds van meerwaarde op het resultaat mede in relatie tot de (financiële) risico’s?
c. Is de huidige samenwerkingsvorm nog steeds de meest geschikte vorm?
d. Bij Publiek Private Samenwerkingen: zijn de doelstellingen van de verschillende partijen nog wel in lijn met elkaar?
Beoordeel daarnaast ook integraal:
e. Welke andere samenwerkingsverbanden/verbonden partijen zijn er binnen het taakveld?
Is samenvoegen van samenwerkingsverbanden/verbonden partijen een optie?
f. Beoordeel de verbonden partij op basis van vraag a t/m e. Welke maatregelen zijn nodig om tot betere (beleids)resultaten dan wel vermindering van de risico’s te komen?
10. Een besluit om uit te treden uit een verbonden partij of de verbonden partij op te heffen
wordt niet eerder genomen dan dat in beeld gebracht is:
- Wat de (financiële) gevolgen zijn van uittreding;
- Welke alternatieven er zijn, met voor- en nadelen, voor het uitoefenen van de betreffende taak.

Toelichting: De regels over het opnemen en afschrijven van bezittingen zijn (in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)) herzien.  Daarnaast heeft de gemeenteraad extra richtlijnen vastgesteld, zoals hoe lang iets mag worden afgeschreven en bepaalde grenzen voor financiële middelen. Gebaseerd op deze interne en externe regels is de Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven bijgewerkt.

De geactualiseerde Nota Waarderen, Activeren en Afschrijven 2024 vast te stellen.

Uitgenodigd: Voor dit agendapunt is wethouder Kruis uitgenodigd
Overige aanwezigen:
Tijdsduur: 15 minuten
Technische vragen: Technische vragen gesteld voor vrijdag 5 april 2024 12:00 uur worden door het college voor de commissievergadering beantwoord (of er wordt gemotiveerd aangegeven waarom dit niet mogelijk is). Technische vragen gesteld na de gestelde deadline kunnen mogelijk niet meer voor de vergadering van een antwoord worden voorzien.
Voorgestelde wijze van bespreking: Korte toelichting (maximaal 5 minuten) door het college, eerste termijn voor politieke vragen en eventuele voorlopige standpunten van fracties, reactie van het college, tweede termijn voor standpuntbepaling door fracties conclusie door de voorzitter t.a.v. besluitvorming door de raad op 23 april 2024
Toelichting: De grondexploitatie voor het eerste deelgebied van Warande, dat al langere tijd in ontwikkeling is, is herzien. Het resultaat op deze grondexploitatie is, ten opzichte van de Meerjaren Prognose grondexploitaties 2023, verbeterd. Vanwege boekhoudkundige regels en afspraken wordt deze herziene grondexploitatie ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

1. De grondexploitatie Warande 1ste deelgebied 2023 vast te stellen.
2. Het positieve resultaat op de grondexploitatie €11.107.784 via de resultaatbestemming toe te voegen aan het rekeningresultaat en volgens de door de raad vastgestelde watervalsystematiek te bestemmen.