Technische vragen stand van zaken EBZ betreffende participatieplan
-hoe wordt de effectiviteit van het participatieproces gemeten en welke feedback mechanismen zijn ingebouwd om tijdig bij te sturen als de participatie onvoldoende blijkt te zijn? Welke meetbare indicatoren zijn opgesteld om de effectiviteit van het participatieplan te evalueren en hoe zal de college de Raad inzicht geven In de mate waarin de gestelde doelen van de participatie worden behaald?
-hoe waarborgt het college dat waardevolle input of breed gedragen wensen die naar voren komen vanuit de samenleving die eventueel nieuwe perspectieven biedt die niet direct binnen de huidige randvoorwaarden passen niet verloren gaan of terzijde worden geschoven maar actief worden meegenomen in de overweging van de volgende stappen en hoe wordt de Raad hierover geinformeerd? En op welke momenten wordt de raad betrokken bij een eventuele heroverweging of aanvulling van de huidige randvoorwaarden?
- Dit participatieproject is een samenwerking tussen de gemeente Lelystad en het Rijksvastgoedbedrijf rondom de EBZ. Wat is de vastgelegde verdeling van de taken bevoegdheden en financiële middelen binnen dit gezamenlijke participatietraject en op welke wijze borgt het college de eenduidige communicatie en integrale terugkoppeling van de resultaten aan de inwoners van Lelystad ondanks de betrokkenheid van twee afzonderlijke organisaties?
-Op welke wijze wordt er openheid gegeven over de verwerking van de input inclusief de argumentatie wanneer bepaalde suggesties wel of niet worden meegenomen wordt dit proces getoetst door een onafhankelijke instantie of persoon?
-hoe wordt de onafhankelijkheid van het procesbegeleiding en de analyse van de participatie input gewaarborgd in het participatieproces rondom de EBZ, wordt hiervoor een onafhankelijk derde partij ingeschakeld en zo ja welke criteria zijn hiervoor leidend geweest?
- Op welke wijze kan het college verzekeren, gezien de inherente belangen van zowel gemeente als het Rijksvastgoedbedrijf, dat het participatieproces daadwerkelijk onafhankelijk is en niet primair dient als legitimatie achteraf van reeds genomen besluiten? Welke concrete meetbare criteria worden gehanteerd om deze onafhankelijkheid te objectiveren en wie controleert deze criteria?
-de gemeente Lelystad is een samenwerkingspartner en heeft zelf ook belangen bij de komst van de EBZ onder specifieke randvoorwaarden. Hoe voorkomt het college dat haar eigen rol als belangenbehartiger conflicteert met de rol als borg voor een zuiver en onafhankelijk participatieproces? Welke scheiding van rollen en verantwoordelijkheden is intern en extern creëert om dit belangenconflict te mitigeren
-Hoe en wanneer wordt concreet geborgd dat alle participanten en in het bijzonder de direct omwonenden op een actieve en begrijpelijke wijze worden geïnformeerd over hoe hun specifieke inbreng is verwerkt en meegewogen in de afwegingen van het college en het RVB en welk kanalen worden daarvoor ingezet om maximale duidelijkheid te verschaffen?
Antwoord
Vraag Technische vragen stand van zaken EBZ betreffende participatieplan
-hoe wordt de effectiviteit van het participatieproces gemeten en welke feedback mechanismen zijn ingebouwd om tijdig bij te sturen als de participatie onvoldoende blijkt te zijn? Welke meetbare indicatoren zijn opgesteld om de effectiviteit van het participatieplan te evalueren en hoe zal de college de Raad inzicht geven In de mate waarin de gestelde doelen van de participatie worden behaald?
De verantwoordelijkheid voor het participatieproces ligt primair bij de initiatiefnemer. Het college ziet er op toe dat dit proces op zorgvuldige wijze wordt uitgevoerd en dat belanghebbenden daadwerkelijk de gelegenheid krijgen om hun vragen, zorgen en ideeën in te brengen.
Voorafgaand aan de start van het traject is het participatieplan gedeeld met de gemeenteraad. Daarmee is de raad in de gelegenheid gesteld om:
a. tijdig kennis te nemen van de opzet van het participatieproces;
b. te bepalen of het participatieplan naar verwachting zal leiden tot het gewenste resultaat;
c. desgewenst suggesties of aanpassingen aan het plan voor te stellen en
d. achteraf te toetsen of de participatie-inspanningen zijn uitgevoerd conform het vooraf gedeelde plan.
De uitgangspunten uit de Nota van Uitgangspunten (vastgesteld door de raad) en bijvoorbeeld de veiligheidseisen die gelden voor de extra beveiligde zittingslocatie en bijbehorende transporten, een belangrijk inhoudelijk kader. Dat betekent dat de focus van het participatieproces ligt op het bieden van ruimte aan inwoners om vragen te stellen, zorgen te uiten en/of suggesties te doen.
Het participatieproces wordt beoordeeld aan de hand van het participatieverslag dat door het RVB bij de vergunningaanvraag wordt gevoegd. In dit verslag staat beschreven:
- welke participatieactiviteiten zijn uitgevoerd,
- welke signalen, zorgen en ideeën vanuit de omgeving zijn opgehaald, en
- op welke wijze hiermee is omgegaan in het verdere proces.
Het college zal op basis van dit verslag beoordelen of het participatieproces conform het plan is uitgevoerd en of belanghebbenden daadwerkelijk voldoende gelegenheid hebben gehad om betrokken te zijn. Daarmee stelt het college de raad in staat om een zorgvuldige belangenafweging te maken bij de beoordeling van de vergunningaanvraag (BOPA).
Mensen van de ambtelijke organisatie zijn aangehaakt bij de projectorganisatie om ook tijdens het proces bij te kunnen sturen als dat nodig is.
-hoe waarborgt het college dat waardevolle input of breed gedragen wensen die naar voren komen vanuit de samenleving die eventueel nieuwe perspectieven biedt die niet direct binnen de huidige randvoorwaarden passen niet verloren gaan of terzijde worden geschoven maar actief worden meegenomen in de overweging van de volgende stappen en hoe wordt de Raad hierover geinformeerd? En op welke momenten wordt de raad betrokken bij een eventuele heroverweging of aanvulling van de huidige randvoorwaarden?
Alle reacties vanuit de omgeving worden zowel door de initiatiefnemer als de gemeente ambtelijk zorgvuldig overwogen en in samenspraak beantwoord. De initiatiefnemer beantwoordt (bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst) en registreert de vragen, wensen, zorgen en opmerkingen. De beantwoording daarvan wordt direct teruggekoppeld aan inwoners en is onderdeel van een participatieverslag. Dit verslag maakt onderdeel uit van de aanvraag voor de BOPA-vergunning, welke vervolgens door de raad wordt behandeld. Hiermee zorgt de initiatiefnemer samen met de gemeente ervoor dat de wensen vanuit de samenleving met de raad worden gedeeld.
- Dit participatieproject is een samenwerking tussen de gemeente Lelystad en het Rijksvastgoedbedrijf rondom de EBZ. Wat is de vastgelegde verdeling van de taken bevoegdheden en financiële middelen binnen dit gezamenlijke participatietraject en op welke wijze borgt het college de eenduidige communicatie en integrale terugkoppeling van de resultaten aan de inwoners van Lelystad ondanks de betrokkenheid van twee afzonderlijke organisaties?
De verantwoordelijkheid voor en de regie over de participatie ligt in het beginsel bij de initiatiefnemer, het RVB en daarmee, zoals afgesproken, ook de financiële middelen.
De initiatiefnemer draagt zorg voor de actieve communicatie over dit initiatief: informatie wordt vanaf 17 juni a.s. via de projectsite van het RVB gedeeld en er is een contact e-mailadres voor dit project waar belanghebbenden vragen kunnen stellen en hun input kunnen delen. De gestelde vragen en opmerkingen worden gezamenlijk met RVB en de gemeente overwogen en onderbouwd beantwoord. Binnen de gemeente begeleiden de vakspecialisten de communicatie en de terugkoppeling van de resultaten aan de inwoners van Lelystad, zodat deze conform de procesafspraken binnen de gemeente plaatsvindt.
Vóór 10 juli a.s. wordt op de website van de gemeente een pagina online gezet waarin, naast informatie over dit initiatief, ook wordt doorverwezen naar de projectpagina van RVB.
-Op welke wijze wordt er openheid gegeven over de verwerking van de input inclusief de argumentatie wanneer bepaalde suggesties wel of niet worden meegenomen wordt dit proces getoetst door een onafhankelijke instantie of persoon?
De verslaglegging van het participatietraject is een onderdeel van de BOPA aanvraag van de initiatiefnemer.
-hoe wordt de onafhankelijkheid van het procesbegeleiding en de analyse van de participatie input gewaarborgd in het participatieproces rondom de EBZ, wordt hiervoor een onafhankelijk derde partij ingeschakeld en zo ja welke criteria zijn hiervoor leidend geweest?
Gemeente en Rijksvastgoedbedrijf borgen dit gezamenlijk. Beide partijen hebben belang bij een zorgvuldig participatieproces. De vakspecialisten binnen de gemeente zorgen ambtelijk voor de procesadvisering en begeleiding. De raad toetst en evalueert dit participatietraject tijdens de behandeling van de aanvraag voor de BOPA-vergunning.
- Op welke wijze kan het college verzekeren, gezien de inherente belangen van zowel gemeente als het Rijksvastgoedbedrijf, dat het participatieproces daadwerkelijk onafhankelijk is en niet primair dient als legitimatie achteraf van reeds genomen besluiten? Welke concrete meetbare criteria worden gehanteerd om deze onafhankelijkheid te objectiveren en wie controleert deze criteria?
De ambtelijke organisatie is ingericht en opgeleid om in eerste instantie de belangen van de inwoners van Lelystad te behartigen en uw opdrachten uit te voeren. Zo is er door de gemeenteraad een participatieleidraad vastgesteld, die handvatten biedt voor het doorlopen van een participatieproces, in dit geval voor het indienen van een aanvraag voor vergunning voor een BOPA.
Het participatieplan hiervoor is door de initiatiefnemer gemaakt en wordt dinsdag a.s. in de raadscommissie besproken. Zo borgen wij dat de raad tijdig actief bij de plannen wordt betrokken, en niet alleen achteraf kan constateren of (de vertegenwoordiging van) de inwoners van Lelystad voldoende is geïnformeerd en geraadpleegd. Het eindresultaat van dit traject is het participatieverslag, welke onderdeel uitmaakt van de BOPA -aanvraag. Het participatieverslag zal antwoord geven op de volgende vragen: welke participatieactiviteiten zijn uitgevoerd, welke signalen, zorgen en ideeën vanuit de omgeving zijn opgehaald, en op welke wijze hiermee is omgegaan in het verdere proces.
-de gemeente Lelystad is een samenwerkingspartner en heeft zelf ook belangen bij de komst van de EBZ onder specifieke randvoorwaarden. Hoe voorkomt het college dat haar eigen rol als belangenbehartiger conflicteert met de rol als borg voor een zuiver en onafhankelijk participatieproces? Welke scheiding van rollen en verantwoordelijkheden is intern en extern creëert om dit belangenconflict te mitigeren
De verantwoordelijkheid voor de participatie ligt in het beginsel bij de initiatiefnemer. Voor het college betekent de rol als belangenbehartiger het borgen van een zuiver en onafhankelijk participatieproces, waarbij elk belanghebbende in gelegenheid wordt gesteld zijn/haar mening te geven en recht heeft op een onderbouwd en duidelijk antwoord. De overwegingen die buiten de bevoegdheid van het college vallen, worden aan de raad voorgelegd.
-Hoe en wanneer wordt concreet geborgd dat alle participanten en in het bijzonder de direct omwonenden op een actieve en begrijpelijke wijze worden geïnformeerd over hoe hun specifieke inbreng is verwerkt en meegewogen in de afwegingen van het college en het RVB en welk kanalen worden daarvoor ingezet om maximale duidelijkheid te verschaffen?
RVB is hier reeds in 2023 mee gestart (denk hierbij aan het informeren van de gemeenteraad en burendag bij PI). Daarnaast staat op 10 juli a.s. een informatiebijeenkomst gepland waarvoor de uitnodiging naar direct omwonenden binnenkort wordt verspreid. Informatie wordt vanaf 17 juni a.s. via de projectsite van het RVB gedeeld en er is een contact e-mailadres voor dit project waar belanghebbenden vragen kunnen stellen en hun input kunnen delen.
Vóór 10 juli a.s. wordt op de website van de gemeente een projectpagina online gezet waarin, behalve informatie over dit initiatief wordt getoond, ook wordt doorverwezen naar de projectpagina van RVB.